In de praktijk blijkt dat veel bedrijven de vrije ruimte in de werkkostenregeling niet volledig benutten. Wist u dat u ook de kerstpakketten voor uw werknemers in de vrije ruimte kunt onderbrengen?

Extra vrije ruimte in 2023
Onder de werkkostenregeling kunt u als werkgever kiezen: of u betaalt over de waarde van het jaarlijkse kerstpakket (inclusief btw) 80% eindheffing of u belast de waarde van het kerstpakket bij uw werknemers met loonbelasting. Er is gelukkig ook nog de mogelijkheid van de vrije ruimte. In verband met de gestegen (energie)prijzen is de vrije ruimte in de eerste schijf (tot € 400.000 loon) in 2023 tijdelijk verhoogd naar 3%. Vanaf 2024 vervalt deze tijdelijke verhoging en geldt het percentage van 1,92%. Daardoor heeft u in 2023 maximaal € 4.320 extra vrije ruimte.

Kerstpakketten
Als u een kerstpakket aan uw werknemers geeft, dan vallen de kosten daarvan in de vrije ruimte. De waarde van het kerstpakket is niet van belang, tenzij de waarde zo hoog is dat het niet gebruikelijk is om zo’n duur pakket cadeau te doen. Het is dus raadzaam om voorafgaand aan het bestellen van de kerstpakketten een inschatting te maken van de in 2023 nog beschikbare vrije ruimte. Vraag daarvoor de fiscale loonsom voor 2023 op bij uw salarisadministrateur. Tel vervolgens alle vergoedingen en verstrekkingen die u in 2023 in de vrije ruimte heeft opgenomen en nog wilt opnemen, exclusief de kerstpakketten, bij elkaar op. Denk hierbij aan het personeelsfeest, fietsen van de zaak, etc. Als het totaal van deze vergoedingen en verstrekkingen kleiner is dan uw vrije ruimte, dan kunt u het verschil benutten voor de kerstpakketten.

Is de btw aftrekbaar
Bij kerstpakketten geldt dat de btw die u hierover betaalt niet altijd aftrekbaar is. Er geldt een drempelbedrag van € 227 (exclusief btw) per ontvanger per boekjaar. Zijn uw jaarlijkse uitgaven aan personeelsvoorzieningen niet meer dan dit bedrag, dan mag u de btw hierover aftrekken. Komt u boven het maximum, dan kunt u de btw als kostenpost opvoeren.