Klokkenluidersregeling
- Algemeen
- Reikwijdte
- Procedure
- Vertrouwelijk
- Algemeen
Ingevolge art. 32 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) dient een accountantsorganisatie
te beschikken over een klokkenluidersregeling.
Art. 32 VAO 1. De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten
de accountantsorganisatie en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie
vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde
kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig
worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig
worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie. 2.
De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie
geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze
regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling
desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.
- Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:
- handelingen die leiden tot strafbare feiten door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
- alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door de
accountantsorganisatie of haar medewerkers;
- alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door de accountantsorganisatie
of haar medewerkers;
- (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
- (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
- en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de
vertrouwenspersoon in aanmerking komen.
Indien er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van de
accountantsorganisatie dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze
klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit
dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.
- Procedure
- Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt,
heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon, te weten de
heer Frans Prooij.
- De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via
info@prooy.nl.
- Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e‐mailadres.
- De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De
vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding
in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van
de melding.
- a) Indien sprake is van een situatie genoemd onder A en E, informeert de vertrouwenspersoon
onmiddellijk de directeur. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
- b) Indien sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving
informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer.
- c) Bij het informeren van de directeur en compliance officer als bedoeld in de punten 4a en 4b maakt
de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.
- De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn
melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden
niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op
welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
- Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe
beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met
de compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
- Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige
geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn
geheimhoudingsplicht. Het bestuur van de accountantsorganisatie garandeert dat medewerkers die
meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de
melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de
accountantsorganisatie.